Tổng hợp báo cáo tài chính trong 5 phút bằng AI? Cách sử dụng Gemini cho kế toán viên
Xin chào các bạn đồng nghiệp là những người làm việc thực tế phụ trách các công việc kế toán và tài chính.
Chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đã từng có kinh nghiệm làm việc thủ công và dành hàng giờ để xem xét báo cáo tài chính và so sánh hiệu quả hoạt động theo từng năm trong mùa làm việc bận rộn. Đặc biệt khi thực hiện công việc tổng hợp báo cáo tài chính cho 5 năm, 7 năm, chúng ta phải mất nhiều thời gian và công sức trong quá trình đối chiếu và ánh xạ từng khoản mục.
Hôm nay, chúng tôi xin giới thiệu phân tích kế toán bằng AI có thể giảm thiểu đáng kể các công việc lặp đi lặp lại này. Đó là tự động hóa công việc bằng cách sử dụng Gemini (Gemini) của Google. Đây là những mẹo được tổng hợp dựa trên nội dung mà một kế toán viên thực tế đã trình diễn trực tiếp, nó rất hữu ích đến mức bạn có thể áp dụng ngay vào công việc thực tế, vì vậy tôi hy vọng bạn sẽ tham khảo đến cuối.
Mục lục
1. Phân tích kế toán bằng AI: Bạn vẫn làm thủ công sao?
2. Kết thúc tổng hợp báo cáo tài chính trong 5 phút với Gemini trong thực tế
3. Mẹo thực tế của kế toán viên: Cốt lõi của tự động hóa công việc bằng AI, cách viết prompt
4. Hỏi đáp cho người làm việc thực tế
1. Phân tích kế toán bằng AI: Bạn vẫn làm thủ công sao?
Excel vẫn là công cụ mạnh mẽ nhất của chúng ta, nhưng bây giờ là lúc tối đa hóa hiệu quả công việc bằng cách sử dụng hỗ trợ của công nghệ phân tích kế toán bằng AI. Bạn có thể cảm nhận rõ sự khác biệt giữa phương pháp thủ công và phương pháp sử dụng AI bằng cách xem bảng dưới đây.
Phân loại
Phương pháp hiện tại (thủ công bằng Excel)
Phân tích kế toán bằng AI (sử dụng Gemini)
Thời gian cần thiết
Tối thiểu vài giờ, nếu báo cáo tài chính phức tạp thì mất một ngày trở lên
Trung bình trong vòng 5 phút
Quá trình làm việc
1. Mở báo cáo kiểm toán cho từng năm
2. Lặp lại việc sao chép/dán các khoản mục
3. Thống nhất và ánh xạ tên các khoản mục
4. Kiểm tra và sửa lỗi dữ liệu bị thiếu
1. Sao chép toàn bộ dữ liệu
2. Dán cùng với lệnh vào Gemini
3. Kiểm tra kết quả và chuyển đổi thành Excel
Độ chính xác
Có khả năng xảy ra lỗi của con người, chẳng hạn như lỗi sao chép/dán, lỗi ánh xạ, v.v.
AI tự động nhận dạng và ánh xạ tên tài khoản. (Tuy nhiên, việc kiểm tra cuối cùng của người dùng là bắt buộc)
Mức độ mệt mỏi
Cao (giảm tập trung do lặp lại đơn giản)
Rất thấp
Trong video trình diễn thực tế, ngay cả khi sử dụng báo cáo tài chính hợp nhất của 'Korea East-West Power', vốn nổi tiếng với các khoản mục phức tạp, chúng ta có thể thấy rằng Gemini đã sắp xếp dữ liệu một cách gọn gàng. Điều này cho thấy rằng nó là một chức năng mạnh mẽ, vượt xa mức độ của tự động hóa công việc, và có thể thay đổi mô hình làm việc của chúng ta.
2. Kết thúc tổng hợp báo cáo tài chính trong 5 phút với Gemini trong thực tế
Vậy thì, bây giờ chúng ta sẽ hướng dẫn từng bước thực tế tổng hợp báo cáo tài chính bằng cách sử dụng Gemini (Gemini).
1. Sao chép dữ liệu gốc
- Mở báo cáo kiểm toán của công ty bạn muốn phân tích từ các trang web công bố như DART, v.v.
- Sao chép (Ctrl+C) bằng cách kéo và chọn toàn bộ khu vực bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo thu nhập cần tổng hợp bằng chuột.
- Lúc này, ngay cả khi định dạng bảng bị hỏng hoặc văn bản được sao chép thành một dòng, cũng không sao cả. Gemini không có vấn đề gì khi nhận biết nội dung.
1. Nhập lệnh và dán dữ liệu vào Gemini - Điều quan trọng là chạy Gemini và nhập các hướng dẫn rõ ràng (prompt) như sau.
Sau đây là bảng cân đối kế toán hợp nhất năm 2024, 2023, 2022 và 2021 của công ty OOO.
Vui lòng hiển thị toàn bộ tổng số tiền, không tóm tắt hoặc hiển thị số tiền ròng.
Vui lòng tổng hợp dữ liệu này và tạo bảng cân đối kế toán so sánh 4 năm ở dạng bảng.
1. Bảng cân đối kế toán năm 2024 và 2023
2. Bảng cân đối kế toán năm 2022 và 2021
3. Kiểm tra kết quả và chuyển đổi thành tệp Excel
- Sau một thời gian, Gemini sẽ sắp xếp gọn gàng báo cáo tài chính của nhiều năm thành một bảng theo yêu cầu của bạn.
- Bạn có thể sử dụng chức năng 'Xuất ra Trang tính' ở cuối kết quả để chuyển đổi thành Trang tính của Google, sau đó tải xuống dưới dạng tệp Excel và sử dụng nó.
Tất cả quá trình này chỉ mất khoảng 5 phút. Bạn có thể sử dụng thời gian có được thông qua tự động hóa công việc thực sự để thực hiện các công việc phân tích có giá trị hơn.
3. Mẹo thực tế của kế toán viên: Cốt lõi của tự động hóa công việc bằng AI, cách viết prompt
Phần quan trọng nhất trong quá trình trên là nhập các lệnh chính xác vào Gemini. Đặc biệt, câu quan trọng nhất quyết định sự thành bại của phân tích kế toán bằng AI là như sau.
"Vui lòng hiển thị toàn bộ tổng số tiền, không tóm tắt hoặc hiển thị số tiền ròng."
Nếu không bao gồm câu này, AI có thể hiển thị một kết quả được tóm tắt thành các tài khoản cấp cao hơn như 'tài sản lưu động', 'nợ phải trả ngắn hạn'. Tuy nhiên, đối với kế toán viên và những người làm việc thực tế, từng khoản mục chi tiết bên dưới đều quan trọng.
Thông qua lệnh này, AI có thể nhận ra tất cả các khoản mục chi tiết mà không bỏ sót và hướng dẫn ánh xạ chính xác, điều này có thể được coi là cốt lõi của tổng hợp báo cáo tài chính thành công.
4. Hỏi đáp cho người làm việc thực tế
Q. Báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lưu chuyển tiền tệ có khả thi không, ngoài bảng cân đối kế toán?
A. Vâng, tất nhiên. Bạn có thể áp dụng cùng một phương pháp cho tất cả các báo cáo tài chính cần so sánh, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, để thực hiện phân tích hiệu quả.
Q. Ai chịu trách nhiệm khi có lỗi trong dữ liệu do AI tạo ra?
A. Đây là một vấn đề rất quan trọng. AI là một 'công cụ hỗ trợ' mạnh mẽ để hỗ trợ công việc và trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về kết quả được tạo ra hoàn toàn thuộc về người dùng. Do đó, kết quả do Gemini tạo ra phải được đối chiếu với dữ liệu công bố gốc và một thủ tục kiểm tra số phải được thực hiện. Xin vui lòng luôn lưu ý điều này và sử dụng nó.
Kết luận và đề xuất
Sự phát triển của công nghệ phân tích kế toán bằng AI là một cơ hội, không phải là một cuộc khủng hoảng đối với chúng ta. Bằng cách sử dụng các công cụ như Gemini (Gemini), tổng hợp báo cáo tài chính và các công việc lặp đi lặp lại khác có thể được tự động hóa và thời gian tiết kiệm được có thể được đầu tư vào các phân tích và xây dựng chiến lược ở cấp độ cao hơn, đó sẽ là lợi thế cạnh tranh trong tương lai.
Tại sao bạn không tự mình kiểm tra nó bằng cách sử dụng dữ liệu công bố của các công ty thường xuyên được xử lý trong thực tế ngay hôm nay? Chỉ với 5 phút đầu tư, bạn sẽ có thể trực tiếp cảm nhận được sức mạnh của tự động hóa công việc và có thể cải thiện đáng kể hiệu quả công việc.
Bình luận0