รวบรวมงบการเงินภายใน 5 นาทีด้วย AI? วิธีใช้ Gemini สำหรับนักบัญชี

รวมงบการเงินด้วย AI ภายใน 5 นาที? วิธีใช้ Gemini สำหรับนักบัญชี

สวัสดีครับ เพื่อนร่วมงานที่ทำงานด้านบัญชีและการเงินทุกท่าน

คุณเคยมีประสบการณ์ในการนั่งดูงบการเงินเป็นเวลาหลายชั่วโมงเพื่อทำงานซ้ำๆ หรือเปรียบเทียบผลประกอบการรายปีบ้างไหมครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงาน รวบรวมงบการเงิน 5 ปี, 7 ปี ซึ่งมักจะต้องใช้เวลาและพลังงานมากในการเปรียบเทียบบัญชีและจับคู่รายการบัญชีทีละรายการ

วันนี้ ผมขอแนะนำวิธีการ วิเคราะห์บัญชีด้วย AI ที่สามารถลดงานซ้ำๆ เหล่านี้ได้อย่างมาก นั่นคือ ระบบอัตโนมัติในการทำงาน โดยใช้ Google Gemini (เจมินัย) ครับ ซึ่งผมได้รวบรวมข้อมูลจากประสบการณ์จริงของ นักบัญชี ที่ได้สาธิตวิธีการใช้งานจริง ซึ่งมีประโยชน์มากที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันทีในที่ทำงาน ดังนั้น หวังว่าคุณจะติดตามอ่านจนจบนะครับ

https://www.youtube.com/watch?v=QEyrbZMvenI

สารบัญ

1. การวิเคราะห์บัญชีด้วย AI: ยังคงทำด้วยมืออยู่หรือ?
2. Gemini รวบรวม งบการเงิน ให้เสร็จภายใน 5 นาที ในการทำงานจริง
3. เคล็ดลับจากนักบัญชี: หัวใจสำคัญของ ระบบอัตโนมัติในการทำงานด้วย AI วิธีการเขียนคำสั่ง
4. คำถามและคำตอบสำหรับผู้ปฏิบัติงาน

1. การวิเคราะห์บัญชีด้วย AI: ยังคงทำด้วยมืออยู่หรือ?

Excel ยังคงเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดของเรา แต่ตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่เราจะใช้เทคโนโลยี การวิเคราะห์บัญชีด้วย AI เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงสุด คุณสามารถสัมผัสความแตกต่างได้อย่างชัดเจนเมื่อคุณดูตารางด้านล่างนี้ ซึ่งแสดงความแตกต่างระหว่างวิธีการทำงานด้วยมือและการใช้ AI

ประเภท

วิธีการเดิม (Excel ทำงานด้วยมือ)

การวิเคราะห์บัญชีด้วย AI (Gemini ที่ถูกนำมาใช้)

ระยะเวลาที่ใช้

อย่างน้อยหลายชั่วโมง ในกรณีที่งบการเงินมีความซับซ้อน อาจใช้เวลานานกว่าหนึ่งวัน

โดยเฉลี่ยไม่เกิน 5 นาที

ขั้นตอนการทำงาน

1. เปิดรายงานการตรวจสอบบัญชีของแต่ละปี

2. คัดลอก/วางรายการบัญชีซ้ำๆ

3. ทำการรวมและจับคู่ชื่อรายการบัญชี

4. ตรวจสอบและแก้ไขข้อมูลที่ขาดหายไป

1. คัดลอกข้อมูลทั้งหมด

2. Gemini วางพร้อมคำสั่ง

3. ตรวจสอบผลลัพธ์และแปลงเป็น Excel

ความถูกต้องแม่นยำ

อาจเกิดข้อผิดพลาดจากการคัดลอก/วาง, ข้อผิดพลาดในการจับคู่ ฯลฯ

AI จะระบุและจับคู่ชื่อบัญชีโดยอัตโนมัติ (แต่ต้องมีการตรวจสอบขั้นสุดท้ายโดยผู้ใช้)

ความเหนื่อยล้า

สูง (ความเข้มข้นลดลงเนื่องจากการทำซ้ำ)

ต่ำมาก

ในวิดีโอสาธิตจริง แม้จะใช้ งบการเงินรวมของ 'Korea East-West Power' ซึ่งขึ้นชื่อในเรื่องความซับซ้อนของบัญชี Gemini ก็สามารถจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างเรียบร้อย ซึ่งแสดงให้เห็นว่านี่เป็นฟังก์ชันที่ทรงพลัง ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงแค่ ระบบอัตโนมัติในการทำงาน แต่ยังสามารถเปลี่ยนกระบวนทัศน์ในการทำงานของเราได้อีกด้วย

2. Gemini รวบรวมงบการเงินให้เสร็จภายใน 5 นาทีในการทำงานจริง

ตอนนี้ เราจะมาแนะนำขั้นตอนการทำงานจริงในการ รวบรวมงบการเงิน โดยใช้ Gemini (เจมินัย) อย่างละเอียดกันครับ

1. คัดลอกข้อมูลต้นฉบับ

• เปิดรายงานการตรวจสอบบัญชีของบริษัทที่คุณต้องการวิเคราะห์จากเว็บไซต์ประกาศ เช่น DART เป็นต้น
• ลากเมาส์เพื่อคัดลอก (Ctrl+C) ทั้งหมดของงบแสดงฐานะการเงิน หรือ งบกำไรขาดทุน ที่คุณต้องการรวบรวม
• ในเวลานี้ ไม่เป็นไรถ้ารูปแบบตารางเสียไป หรือข้อความถูกคัดลอกในบรรทัดเดียว Gemini ไม่มีปัญหาในการรับรู้เนื้อหา
  1. ป้อนคำสั่งใน Gemini และวางข้อมูล
• สิ่งสำคัญคือการเรียกใช้ Gemini และป้อนคำแนะนำที่ชัดเจน (พรอมต์) ดังต่อไปนี้

ด้านล่างนี้คือ งบแสดงฐานะการเงินรวมของบริษัท OOO สำหรับปี 2024, 2023, 2022 และ 2021

อย่าสรุปหรือแสดงยอดสุทธิ โปรดแสดงทั้งหมดเป็นยอดรวม

โปรดรวบรวมข้อมูลนี้และสร้างงบแสดงฐานะการเงินเปรียบเทียบ 4 ปีในรูปแบบตาราง

1. งบแสดงฐานะการเงิน 2024, 2023

2. งบแสดงฐานะการเงิน 2022, 2021

3. ตรวจสอบผลลัพธ์และแปลงเป็นไฟล์ Excel

• หลังจากนั้น Gemini จะจัดเรียงงบการเงินของหลายปีในตารางเดียวตามที่คุณร้องขอ
• คุณสามารถแปลงเป็น Google Sheet โดยใช้ฟังก์ชัน 'ส่งออกไปยังชีต' ที่ด้านล่างของผลลัพธ์ จากนั้นดาวน์โหลดเป็นไฟล์ Excel เพื่อใช้งาน

กระบวนการทั้งหมดนี้ใช้เวลาเพียง 5 นาทีเท่านั้น คุณสามารถใช้เวลาที่ประหยัดได้ผ่าน ระบบอัตโนมัติในการทำงาน อย่างแท้จริงในการวิเคราะห์ที่สูงขึ้น

3. เคล็ดลับจากนักบัญชี: หัวใจสำคัญของระบบอัตโนมัติในการทำงานด้วย AI วิธีการเขียนคำสั่ง

ส่วนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการข้างต้นคือการป้อนคำสั่งที่ถูกต้องให้กับ Gemini โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การวิเคราะห์บัญชีด้วย AI ประโยคสำคัญที่กำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวมีดังนี้

"อย่าสรุปหรือแสดงยอดสุทธิ โปรดแสดงทั้งหมดเป็นยอดรวม"

หากคุณไม่ใส่ประโยคนี้ AI อาจแสดงผลลัพธ์ที่สรุปเป็นบัญชีระดับสูง เช่น 'สินทรัพย์หมุนเวียน' และ 'หนี้สินหมุนเวียน' แต่ นักบัญชี และผู้ปฏิบัติงานของเรา รายการบัญชีโดยละเอียดในระดับล่างนั้นสำคัญ

ด้วยคำสั่งนี้ คุณสามารถนำ AI ไปรู้จักรายการบัญชีโดยละเอียดทั้งหมดโดยไม่มีการละเว้น และจับคู่รายการได้อย่างถูกต้อง ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จในการ รวบรวมงบการเงิน นั่นเอง

4. คำถามและคำตอบสำหรับผู้ปฏิบัติงาน

ถาม: นอกจากงบแสดงฐานะการเงินแล้ว งบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสดก็ทำได้ใช่ไหม?

ตอบ: ใช่แน่นอนครับ คุณสามารถใช้วิธีการเดียวกันกับงบการเงินทั้งหมดที่ต้องการเปรียบเทียบ เช่น งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด เพื่อทำการวิเคราะห์ที่มีประสิทธิภาพ

ถาม: ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบในกรณีที่มีข้อผิดพลาดในข้อมูลที่สร้างโดย AI

ตอบ: เป็นคำถามที่สำคัญมาก AI เป็น 'เครื่องมือเสริม' ที่ทรงพลังในการช่วยเหลือการทำงาน และความรับผิดชอบในการตรวจสอบผลลัพธ์ที่สร้างขึ้นนั้นเป็นของผู้ใช้แต่เพียงผู้เดียว ดังนั้น ผลลัพธ์ที่สร้างโดย Gemini จะต้องได้รับการตรวจสอบตัวเลขโดยการเปรียบเทียบกับข้อมูลการเปิดเผยข้อมูลต้นฉบับเสมอ โปรดจำไว้เสมอและใช้งานอย่างระมัดระวัง

บทสรุปและข้อเสนอแนะ

การพัฒนาเทคโนโลยี การวิเคราะห์บัญชีด้วย AI คือโอกาส ไม่ใช่วิกฤตสำหรับเรา การใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Gemini (เจมินัย) เพื่อสร้างระบบอัตโนมัติให้กับงานซ้ำๆ เช่น การรวบรวมงบการเงิน และการใช้เวลาที่ประหยัดไปกับการวิเคราะห์และการวางแผนเชิงกลยุทธ์ที่สูงขึ้นจะเป็นความสามารถในการแข่งขันในอนาคต

ทำไมไม่ลองทดสอบโดยตรงโดยใช้ข้อมูลการเปิดเผยข้อมูลของบริษัทที่คุณใช้ในที่ทำงานจริงวันนี้ล่ะครับ ด้วยการลงทุนเพียง 5 นาที คุณจะสัมผัสได้ถึงพลังของ ระบบอัตโนมัติในการทำงาน และสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างมาก