Zbieranie sprawozdań finansowych w 5 minut z AI? Jak korzystać z Gemini dla księgowych
Dzień dobry, koledzy praktycy, którzy zajmują się księgowością i finansami.
Wszyscy doświadczyliście zapewne sytuacji, kiedy spędzaliście wiele godzin, przeglądając sprawozdania finansowe i wykonując ręczną pracę w celu powtarzających się zadań w sezonie lub porównywania wyników rocznych. Zwłaszcza przy pracy nad zbieraniem sprawozdań finansowych z ostatnich 5 lub 7 lat, dużo czasu i energii pochłania proces porównywania i mapowania pozycji kont.
Dzisiaj chcę przedstawić analizę księgową z wykorzystaniem AI, która może radykalnie skrócić takie powtarzalne zadania. Chodzi o automatyzację zadań za pomocą Google Gemini (Gemini). Zostało to opracowane na podstawie treści zademonstrowanych przez obecnego księgowego, więc jest to przydatne w praktyce i zachęcam do zapoznania się z treścią do końca.
Spis treści
1. Analiza księgowa z wykorzystaniem AI: Czy nadal pracujesz ręcznie?
2. Zakończenie zbierania sprawozdań finansowych w 5 minut z Gemini - praktyka
3. Wskazówki dla księgowych: Automatyzacja zadań z AI, klucz, jak tworzyć instrukcje
4. Pytania i odpowiedzi dla praktyków
1. Analiza księgowa z wykorzystaniem AI: Czy nadal pracujesz ręcznie?
Excel jest nadal dla nas najpotężniejszym narzędziem, ale teraz nadszedł czas, aby zmaksymalizować efektywność pracy, wykorzystując pomocniczo technologię analizy księgowej z wykorzystaniem AI. Różnicę między ręczną pracą a wykorzystaniem AI można wyraźnie zauważyć, patrząc na poniższą tabelę.
Podział
Poprzednia metoda (ręczna praca w Excelu)
Analiza księgowa z wykorzystaniem AI (wykorzystanie Gemini)
Czas trwania
Minimum kilka godzin, w przypadku skomplikowanych sprawozdań finansowych, dzień lub więcej
Średnio 5 minut lub mniej
Proces pracy
1. Otwórz sprawozdania z audytu dla każdego roku
2. Powtarzaj kopiowanie/wklejanie pozycji kont
3. Ujednolicić nazwy pozycji kont i mapować
4. Sprawdzić i poprawić brakujące dane
1. Skopiuj wszystkie dane
2. Wklej razem z poleceniami w Gemini
3. Sprawdź wyniki i przekształć do Excela
Dokładność
Błędy ludzkie, takie jak błędy kopiowania/wklejania, błędy mapowania
AI automatycznie rozpoznaje i mapuje nazwy kont (jednak ostateczna weryfikacja przez użytkownika jest obowiązkowa)
Zmęczenie
Wysokie (spadek koncentracji z powodu prostych powtórzeń)
Bardzo niskie
W rzeczywistym filmie demonstracyjnym, nawet jeśli użyto skonsolidowanego sprawozdania finansowego 'Korea East-West Power', które jest znane ze skomplikowanych pozycji kont, udało się potwierdzić, że Gemini uporządkowało dane. Pokazuje to, że jest to potężna funkcja, która wykracza poza poziom automatyzacji zadań i może zmienić nasz paradygmat pracy.
2. Zakończenie zbierania sprawozdań finansowych w 5 minut z Gemini - praktyka
Teraz pokażę krok po kroku, jak wykorzystać Gemini do zbierania sprawozdań finansowych w praktyce.
1. Skopiuj oryginalne dane
- Otwórz raporty z audytu firmy, którą chcesz przeanalizować na stronie ogłoszeń, takich jak DART.
- Skopiuj (Ctrl+C) cały obszar bilansu lub rachunku zysków i strat, który wymaga zebrania, przeciągając myszą.
- W tym momencie nie ma problemu, jeśli format tabeli jest uszkodzony lub tekst jest kopiowany w jednej linii. Gemini nie ma problemu z rozpoznaniem zawartości.
1. Wprowadź polecenia i wklej dane do Gemini - Ważne jest, aby uruchomić Gemini i wprowadzić jasne instrukcje (prompty) w następujący sposób:
Poniżej znajduje się skonsolidowany bilans OOO na lata 2024, 2023, 2022 i 2021.
Nie podawaj podsumowania ani wartości netto, pokaż całą kwotę jako kwotę całkowitą.
Zbierz te dane i utwórz porównawczy bilans za 4 lata w formie tabeli.
1. Bilans za 2024 i 2023 rok
2. Bilans za 2022 i 2021 rok
3. Sprawdź wyniki i konwertuj do pliku Excel
- Za chwilę Gemini uporządkuje sprawozdania finansowe z wielu lat w jedną tabelę, zgodnie z prośbą.
- Po przejściu do arkuszy Google za pomocą funkcji „Eksportuj do arkusza” u dołu wyników, możesz pobrać je jako plik Excel i z nich korzystać.
Cały ten proces zajmuje zaledwie 5 minut. Możesz wykorzystać czas zaoszczędzony dzięki prawdziwej automatyzacji zadań do bardziej wartościowych zadań analitycznych.
3. Wskazówki dla księgowych: Klucz do automatyzacji zadań z AI, jak tworzyć instrukcje
Najważniejszą częścią powyższego procesu jest wprowadzenie dokładnych instrukcji do Gemini. W szczególności kluczowe zdania, które decydują o powodzeniu analizy księgowej z wykorzystaniem AI, są następujące:
"Nie pokazuj podsumowania ani wartości netto, tylko pokaż wszystko jako kwotę całkowitą."
Jeśli to zdanie nie jest uwzględnione, AI może pokazać wynik podsumowany jako konta wyższego poziomu, takie jak „aktywa obrotowe” i „zobowiązania bieżące”. Ale dla naszych księgowych i praktyków, każdy szczegółowy element konta jest ważny.
Za pomocą tego polecenia można skłonić AI do rozpoznania wszystkich szczegółowych pozycji kont bez pominięcia i dokładnego mapowania, co można uznać za klucz do udanego zbierania sprawozdań finansowych.
4. Pytania i odpowiedzi dla praktyków
P. Czy jest to możliwe również w przypadku rachunku zysków i strat lub rachunku przepływów pieniężnych, oprócz bilansu?
O. Tak, oczywiście. Możesz zastosować tę samą metodę do wszystkich sprawozdań finansowych, które wymagają porównania, takich jak bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych, w celu efektywnej analizy.
P. Jakie są odpowiedzialności, jeśli wystąpią błędy w danych wygenerowanych przez AI?
O. To bardzo ważne pytanie. AI jest potężnym „narzędziem pomocniczym”, które pomaga w pracy, a ostateczna odpowiedzialność za weryfikację wygenerowanych wyników spoczywa wyłącznie na użytkowniku. Dlatego wyniki wygenerowane przez Gemini muszą być porównywane z oryginalnymi danymi ogłoszeniowymi, aby sprawdzić liczby. Pamiętaj o tym i wykorzystuj je zawsze.
Wnioski i sugestie
Rozwój technologii analizy księgowej z wykorzystaniem AI to dla nas szansa, a nie kryzys. Wykorzystanie narzędzi takich jak Gemini do automatyzacji powtarzalnych zadań, takich jak zbieranie sprawozdań finansowych, i inwestowanie zaoszczędzonego czasu w bardziej zaawansowaną analizę i planowanie strategiczne będzie naszą przyszłą konkurencyjnością.
Dlaczego nie przetestować go bezpośrednio, korzystając z danych ogłoszeniowych firmy, z którymi często masz do czynienia w terenie? Zainwestuj tylko 5 minut, aby poczuć moc automatyzacji zadań i znacznie poprawić wydajność pracy.
Komentarze0