Financiële overzichten verzamelen in 5 minuten met AI? Hoe je Gemini gebruikt voor accountants
Hallo, collega-praktijkmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor accounting en financiële taken.
U heeft vast wel eens urenlang financiële overzichten bekeken en handmatig werk verricht om terugkerende taken tijdens het seizoen of jaarlijkse prestatievergelijkingen te maken. Vooral bij het verzamelen van financiële overzichten over 5 of 7 jaar, kost het vaak veel tijd en energie om rekeningposten te vergelijken en in kaart te brengen.
Vandaag wil ik u graag een AI-accountanalysemethode presenteren die deze repetitieve taken aanzienlijk kan verminderen. Dit is een tip voor taakautomatisering met behulp van Google's Gemini. Dit is samengesteld op basis van demonstraties door een huidige accountant en is zo nuttig dat u het direct in de praktijk kunt toepassen, dus ik hoop dat u het tot het einde bekijkt.
Inhoudsopgave
1. AI-accountanalyse: Werkt u nog steeds handmatig?
2. Gemini in 5 minuten Financiële overzichten verzamelen in de praktijk
3. Accountant praktische tips: De kern van AI-taakautomatisering, hoe je een prompt schrijft
4. V&A voor praktijkmedewerkers
1. AI-accountanalyse: Werkt u nog steeds handmatig?
Excel is nog steeds ons krachtigste hulpmiddel, maar nu is het tijd om AI-accountanalyse technologie als hulpmiddel te gebruiken om de taakefficiëntie te maximaliseren. Het verschil tussen handmatige methoden en AI-methoden kunt u duidelijk zien in de onderstaande tabel.
Onderscheid
Besturingsmethode (Excel handmatig)
AI-accountanalyse (Gemini gebruik)
Benodigde tijd
Minimaal een paar uur, meer dan een dag als het financiële overzicht complex is
Gemiddeld 5 minuten of minder
Werkproces
1. Open de auditrapporten voor elk jaar
2. Herhaal het kopiëren/plakken van rekeningposten
3. Uniforme rekeningpostnamen en mapping
4. Controleer en corrigeer ontbrekende gegevens
1. Kopieer alle gegevens
2. Plak in Gemini met opdrachten
3. Controleer de resultaten en converteer naar Excel
Nauwkeurigheid
Fouten door kopiëren/plakken, mappingfouten etc. kunnen optreden
AI herkent en mapt automatisch rekeningnamen. (De uiteindelijke controle door de gebruiker is echter vereist)
Vermoeidheid
Hoog (Verminderde concentratie door repetitie)
Zeer laag
In de daadwerkelijke demonstratievideo, zelfs als we de geconsolideerde financiële overzichten van 'Korea East-West Power', waarvan bekend is dat de rekeningposten complex zijn, gebruikten, kon je zien dat Gemini de gegevens netjes organiseerde. Dit toont aan dat het een krachtige functie is die verder gaat dan taakautomatisering en ons werkparadigma kan veranderen.
2. Financiële overzichten verzamelen in 5 minuten met Gemini in de praktijk
Laten we nu stap voor stap de praktijk aanpakken voor het verzamelen van financiële overzichten met behulp van Gemini.
1. Kopieer de oorspronkelijke gegevens
- Open de auditrapporten van het bedrijf dat u wilt analyseren op openbare sites zoals DART.
- Selecteer en kopieer (Ctrl+C) het hele gebied van de balans of resultatenrekening die u wilt verzamelen met de muis.
- Het maakt niet uit of de tabelformaten zijn beschadigd of dat de tekst op één regel wordt gekopieerd. Gemini heeft geen problemen met het herkennen van de inhoud.
1. Voer opdrachten in en plak gegevens in Gemini - Het is belangrijk om Gemini uit te voeren en duidelijke instructies (prompts) in te voeren zoals hieronder:
Hieronder staan de geconsolideerde balansen van OOO Company voor 2024, 2023, 2022 en 2021.
Laat het niet samenvatten of in nettobedragen weergeven, maar toon alles in totaalbedragen.
Verzamel deze gegevens en maak een vergelijkende balans in tabelvorm voor vier jaar.
1. Balans 2024, 2023
2. Balans 2022, 2021
3. Controleer de resultaten en converteer naar een Excel-bestand
- Na een tijdje zal Gemini de financiële overzichten van verschillende jaren netjes in één tabel organiseren, zoals gevraagd.
- U kunt de functie 'Exporteren naar sheet' onderaan de resultaten gebruiken om over te schakelen naar Google Sheets en deze vervolgens downloaden als een Excel-bestand.
Dit hele proces duurt slechts ongeveer 5 minuten. U kunt de tijd die is gewonnen door echte taakautomatisering gebruiken voor meer waardevolle analysewerkzaamheden.
3. Accountant praktische tips: De kern van AI-taakautomatisering, hoe je een prompt schrijft
Het belangrijkste in dit proces is het invoeren van de juiste opdrachten in Gemini. In het bijzonder luidt de belangrijkste zin die het succes van AI-accountanalyse bepaalt als volgt:
"Laat het niet samenvatten of in nettobedragen weergeven, maar toon alles in totaalbedragen."
Als u deze zin niet opneemt, kan AI resultaten laten zien die zijn samengevat in de toprekeningen, zoals 'vlottende activa' en 'niet-vlottende passiva'. Maar voor onze accountant en praktijkmedewerkers zijn de detailrekeningen eronder belangrijk.
Door deze opdracht kan AI alle gedetailleerde rekeningposten zonder weglating herkennen en nauwkeurig in kaart brengen, wat de kern vormt van succesvol financiële overzichten verzamelen.
4. V&A voor praktijkmedewerkers
V. Zijn, naast de balans, ook de resultatenrekening en kasstroomoverzicht mogelijk?
A. Ja, natuurlijk. U kunt dezelfde methode toepassen op alle financiële overzichten die vergeleken moeten worden, zoals de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht, om efficiënte analyses uit te voeren.
V. Wie is verantwoordelijk als er fouten optreden in de door AI gegenereerde gegevens?
A. Dit is een zeer belangrijk punt. AI is een krachtige 'hulptool' die de taken ondersteunt, en de eindverantwoordelijkheid voor de gegenereerde resultaten ligt volledig bij de gebruiker. De resultaten die door Gemini worden gegenereerd, moeten daarom worden vergeleken met de originele openbare gegevens om de cijfers te controleren. Houd hier altijd rekening mee en gebruik ze.
Conclusie en suggesties
De ontwikkeling van AI-accountanalyse technologie is een kans voor ons, geen crisis. Door hulpmiddelen zoals Gemini te gebruiken, kunnen we repetitieve taken zoals financiële overzichten verzamelen automatiseren en de bespaarde tijd investeren in meer geavanceerde analyses en strategische planning, wat onze toekomstige concurrentiekracht zal zijn.
Waarom test u het niet direct in de praktijk met behulp van openbare gegevens van bedrijven die u momenteel behandelt? Met slechts 5 minuten investering kunt u de kracht van taakautomatisering rechtstreeks ervaren en de efficiëntie van uw werk aanzienlijk verbeteren.
Reacties0