Unire i rendiconti finanziari in 5 minuti con l'IA? Come usare Gemini per i contabili
Buongiorno, colleghi che lavorano nel campo della contabilità e della finanza.
Durante la stagione, probabilmente tutti voi avete avuto l'esperienza di esaminare i rendiconti finanziari per ore e di lavorare manualmente per confrontare le performance annuali. Soprattutto quando si esegue un riepilogo dei rendiconti finanziari su un periodo di 5 o 7 anni, ci vuole molto tempo ed energia per confrontare e mappare ogni singolo conto.
Oggi, vorrei presentarvi un metodo di analisi contabile con l'IA che può ridurre drasticamente queste attività ripetitive. Si tratta di un suggerimento per l'automazione del lavoro che utilizza Gemini di Google. È stato organizzato sulla base dei contenuti dimostrati direttamente da un contabile e sarà utile, quindi vi consiglio di leggere fino alla fine, perché potrete applicarlo subito nella pratica.
Indice
1. Analisi contabile con l'IA: Lo fate ancora manualmente?
2. Gemini per terminare in 5 minuti il riepilogo dei rendiconti finanziari sul campo
3. Suggerimenti pratici per i contabili: L'essenza dell'automazione del lavoro con l'IA, come scrivere i prompt
4. Domande e risposte per i professionisti
1. Analisi contabile con l'IA: Lo fate ancora manualmente?
Anche se Excel è ancora lo strumento più potente per noi, ora è il momento di massimizzare l'efficienza lavorativa utilizzando la tecnologia dell'analisi contabile con l'IA in modo ausiliario. Potete sentire chiaramente la differenza tra il metodo manuale e quello che utilizza l'IA guardando la tabella qui sotto.
Suddivisione
Metodo precedente (lavoro manuale con Excel)
Analisi contabile con l'IA (Gemini utilizzato)
Tempo richiesto
Almeno diverse ore, più di un giorno se i rendiconti finanziari sono complessi
Circa 5 minuti
Processo di lavoro
1. Aprire i rapporti di revisione contabile per ogni anno
2. Ripetere copia/incolla per ogni conto
3. Unificare e mappare i nomi dei conti
4. Verificare e correggere i dati mancanti
1. Copiare tutti i dati
2. Incollare con il comando in Gemini
3. Verificare i risultati e convertirli in Excel
Accuratezza
Errori umani possibili, come errori di copia/incolla o errori di mappatura
L'IA riconosce e mappa automaticamente i nomi dei conti. (Tuttavia, è indispensabile la revisione finale dell'utente)
Fatica
Alta (diminuzione della concentrazione dovuta alla ripetizione)
Molto bassa
Nel video di dimostrazione reale, si è potuto vedere che Gemini ha ordinato i dati in modo pulito, anche se sono stati utilizzati i rendiconti finanziari consolidati di 'Korea East-West Power', noti per la loro complessità contabile. Questo dimostra che è una potente funzione che va oltre il livello di automazione del lavoro e può cambiare il nostro paradigma di lavoro.
2. Raccogliere i rendiconti finanziari in 5 minuti con Gemini
Ora, vi guiderò passo dopo passo su come utilizzare Gemini per raccogliere i rendiconti finanziari sul campo.
1. Copiare i dati originali
- Aprire i rapporti di revisione contabile delle aziende che si desidera analizzare su siti di divulgazione come DART.
- Copiare (Ctrl+C) l'intera area dello stato patrimoniale o del conto economico che è necessario riepilogare, trascinando il mouse.
- In questo momento, non c'è problema se il formato della tabella si rompe o il testo viene copiato in una riga. Gemini non ha problemi a riconoscere il contenuto.
1. Inserimento dei comandi in Gemini e incollaggio dei dati - È importante eseguire Gemini e inserire un'istruzione (prompt) chiara come segue.
Di seguito è riportato lo stato patrimoniale consolidato dell'azienda OOO per il 2024, 2023, 2022 e 2021.
Non riassumere né mostrare gli importi netti, ma mostrare l'intero importo lordo.
Si prega di riepilogare questi dati e creare uno stato patrimoniale comparativo quadriennale in formato tabella.
1. Stato patrimoniale 2024, 2023
2. Stato patrimoniale 2022, 2021
3. Verificare i risultati e convertirli in file Excel
- Dopo un po', Gemini organizzerà ordinatamente i rendiconti finanziari di diversi anni in un'unica tabella come richiesto.
- È possibile utilizzare la funzione 'Esporta in Fogli' nella parte inferiore dei risultati per convertirli in Fogli Google, quindi scaricarli come file Excel.
Tutto questo processo richiede solo 5 minuti. È possibile utilizzare il tempo ottenuto attraverso la vera automazione del lavoro per attività di analisi più preziose.
3. Suggerimenti pratici per i contabili: L'essenza dell'automazione del lavoro con l'IA, come scrivere i prompt
La parte più importante di questo processo è inserire comandi accurati in Gemini. In particolare, la frase chiave che determina il successo dell'analisi contabile con l'IA è la seguente.
"Non riassumere né mostrare gli importi netti, ma mostrare l'intero importo lordo."
Se non si include questa frase, l'IA potrebbe mostrare i risultati riassunti in conti di livello superiore come 'Attività correnti' e 'Passività non correnti'. Ma per i nostri contabili e i professionisti, ogni conto dettagliato al di sotto è importante.
Attraverso questo comando, è possibile indurre l'IA a riconoscere e mappare accuratamente tutti i conti di dettaglio senza omissioni, e questo è essenziale per raccogliere i rendiconti finanziari di successo.
4. Domande e risposte per i professionisti
D. È possibile utilizzare anche il conto economico e il rendiconto finanziario, oltre allo stato patrimoniale?
R. Sì, certo. È possibile applicare lo stesso metodo a tutti i rendiconti finanziari che necessitano di un confronto, come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto finanziario, per condurre un'analisi efficace.
D. Come viene determinata la responsabilità nel caso di errori nei dati generati dall'IA?
R. È un'osservazione molto importante. L'IA è un potente 'strumento ausiliario' per assistere il lavoro, e la responsabilità della verifica finale dei risultati generati è interamente dell'utente. Pertanto, i risultati generati da Gemini devono essere confrontati con i dati di divulgazione originali per verificare i numeri. Si prega di tenere sempre presente questo aspetto e di utilizzarlo.
Conclusione e suggerimenti
Lo sviluppo della tecnologia dell'analisi contabile con l'IA è un'opportunità, non una crisi, per noi. Utilizzando strumenti come Gemini, è possibile automatizzare attività ripetitive come la raccolta dei rendiconti finanziari e investire il tempo risparmiato in analisi e strategie di livello superiore sarà la nostra competitività in futuro.
Perché non provare a testarlo direttamente utilizzando i dati di divulgazione di aziende che vengono spesso gestite sul campo, proprio oggi? Con un investimento di soli 5 minuti, potrete sentire direttamente la potenza dell'automazione del lavoro e migliorare notevolmente l'efficienza del lavoro.
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