AI-vel pénzügyi kimutatások 5 perc alatt? Hogyan használjuk a Geminit könyvelőknek
Üdvözlöm, könyvelési és pénzügyi feladatokért felelős kollégák.
Bizonyára mindenkinek volt már olyan tapasztalata a szezon közben ismétlődő feladatokkal, vagy az éves teljesítmény összehasonlításával, hogy több órán át nézegették a pénzügyi kimutatásokat, és kézzel végezték a munkát. Különösen az 5, 7 évre szóló pénzügyi kimutatások összeállítása során sok időt és energiát emészt fel a számlák egyenkénti összehasonlítása és leképezése.
Ma egy olyan AI könyvelési elemzési módszert szeretnék bemutatni, amely forradalmasíthatja az ismétlődő feladatokat. Ez a Google Gemini (Gemini) használata a munka automatizálása érdekében. A jelenlegi könyvelő által bemutatott demó alapján készült, és olyan hasznos, hogy azonnal alkalmazható a gyakorlatban, ezért érdemes végigolvasni.
Tartalomjegyzék
1. AI könyvelési elemzés: Még mindig kézzel csinálod?
2. Gemini-vel 5 perc alatt kész a pénzügyi kimutatások összeállítása a gyakorlatban
3. Könyvelő tippek a gyakorlatban: a AI munka automatizálás lényege, a prompt írás
4. Kérdések és válaszok a gyakorlati szakemberek számára
1. AI könyvelési elemzés: Még mindig kézzel csinálod?
Az Excel továbbra is a legerősebb eszközünk, de most már itt az ideje a AI könyvelési elemzés technológiát kiegészítőleg használni a munka hatékonyságának maximalizálása érdekében. A kézi és az AI használatának különbségét egyértelműen érezheti az alábbi táblázatban.
Megkülönböztetés
Régi módszer (Excel kézi munka)
AI könyvelési elemzés (Gemini használata)
Szükséges idő
Legalább néhány óra, bonyolult pénzügyi kimutatások esetén egy napnál is több
Átlagosan 5 perc vagy kevesebb
Munkavégzés
1. Minden évre külön-külön megnyitni az audit jelentést
2. Számlák másolása/beillesztése ismétlése
3. Számlanevek egységesítése és leképezése
4. Hiányzó adatok ellenőrzése és javítása
1. Az összes adat másolása
2. Geminibeillesztés a parancsokkal együtt
3. Eredmény ellenőrzése, majd Excel formátumra konvertálás
Pontosság
Másolási/beillesztési hibák, leképezési hibák, stb. emberi hibák fordulhatnak elő
Az AI automatikusan felismeri és leképezi a számlák nevét. (A felhasználó végső ellenőrzése azonban kötelező)
Fáradtság
Magas (az ismétlődés miatti csökkent koncentráció)
Nagyon alacsony
A valós demó videóban a Gemini a Gemini a „Korea East-West Power” konszolidált pénzügyi kimutatásait használta, amely számlái bonyolultságáról ismert, és látható volt, hogy a Gemini szépen rendbe tette az adatokat. Ez megmutatja, hogy a munka automatizálás szintjén túlmenően ez egy olyan hatékony funkció, amely megváltoztathatja a munkamódszereinket.
2. Gemini-vel 5 perc alatt kész a pénzügyi kimutatások összeállítása a gyakorlatban
Mostantól lépésről lépésre bemutatom, hogyan használhatjuk a Geminit (Gemini) a pénzügyi kimutatások összeállítása a gyakorlatban.
1. Az eredeti adatok másolása
- Nyissa meg a vizsgálni kívánt cég auditjelentését az olyan nyilvános webhelyeken, mint a DART.
- Húzza ki az egérrel a teljes mérleg vagy eredménykimutatás területet, majd másolja ki (Ctrl+C).
- Nem gond, ha a táblázat formátuma megszakad, vagy a szöveg egy sorba kerül. A Gemini nem fog gondot okozni a tartalom felismerésében.
1. Parancsok bevitele a Gemini-be és adatok beillesztése - Fontos a Gemini futtatása és a világos utasítások (promptok) megadása az alábbiak szerint:
Az alábbiak a OOO Company 2024-es, 2023-as, 2022-es és 2021-es konszolidált pénzügyi helyzetére vonatkozó kimutatások.
Ne adjon ki összefoglalót vagy nettó összeget, hanem mutassa meg az egészet bruttó összegben.
Gyűjtse össze ezeket az adatokat, és készítsen egy négyéves összehasonlító mérleget táblázatos formában.
1. 2024-es és 2023-as mérleg
2. 2022-es és 2021-es mérleg
3. Eredmények ellenőrzése és konvertálása Excel-fájlba
- Egy kis idő múlva a Gemini a kért módon rendez egy táblázatba több év pénzügyi kimutatásait.
- Használja az eredmények alján található „Exportálás a táblázatba” funkciót a Google Táblázatokba való átváltáshoz, majd töltse le Excel-fájlként.
Mindez a folyamat mindössze 5 percet vesz igénybe. Az igazi munka automatizálás révén megszerzett idő felhasználható értékesebb elemzési feladatokra.
3. Könyvelő tippek a gyakorlatban: az AI munka automatizálásának lényege, a prompt írás
A legfontosabb dolog a folyamatban a pontos utasítások bevitele a Gemini számára. Különösen a AI könyvelési elemzés sikerét vagy kudarcát a legfontosabb mondatok határozzák meg, a következő:
„Ne adjon ki összefoglalót vagy nettó összeget, hanem mutassa meg az egészet bruttó összegben.”
Ha nem szerepel ez a mondat, az AI összefoglaló eredményt mutathat, például „forgóeszközök”, „nem forgó kötelezettségek”. De mi könyvelőknek és szakembereknek a részletes számlák minden egyes számlája fontos.
Ezzel a paranccsal az AI-t arra lehet ösztönözni, hogy minden részletes számlát kihagyás nélkül felismerjen, és pontosan leképezzen, ami a sikeres pénzügyi kimutatások összeállítása kulcsa.
4. Kérdések és válaszok a gyakorlati szakemberek számára
K. Lehetséges a mérleg mellett az eredménykimutatás és a pénzforgalmi kimutatás is?
V. Igen, természetesen. Ugyanez a módszer alkalmazható minden olyan pénzügyi kimutatásra, amely összehasonlítást igényel, mint a mérleg, az eredménykimutatás és a pénzforgalmi kimutatás, hogy hatékony elemzést végezzen.
K. Milyen a felelősség a AI által generált adatok hibái esetén?
V. Ez nagyon fontos. Az AI egy hatékony „segítőeszköz”, amely a munkát segíti, és a generált eredmények végső ellenőrzéséért teljes mértékben a felhasználó a felelős. Ezért a Gemini által generált eredményeket össze kell hasonlítani az eredeti közzétett adatokkal a számok ellenőrzéséhez. Kérjük, mindig tartsa szem előtt ezt, és használja a felhasználását.
Következtetés és javaslat
A AI könyvelési elemzés technológia fejlődése számunkra egy lehetőség, nem pedig egy válság. A Geminihez (Gemini) hasonló eszközök használata a pénzügyi kimutatások összeállítása és a rutin feladatok automatizálása, a megtakarított idő magasabb szintű elemzésbe és stratégiaalkotásba való befektetése a jövő versenyképessége lesz.
Miért ne tesztelné le most a gyakorlatban a napi munkában használt vállalat nyilvános adatait? Mindössze 5 perc befektetéssel megtapasztalhatja a munka automatizálás erejét, és nagymértékben javíthatja a munkája hatékonyságát.
Hozzászólások0