¿Recopilación de estados financieros en 5 minutos con IA? Cómo usar Gemini para contadores
Hola a todos los profesionales que trabajan en contabilidad y finanzas.
Todos ustedes, seguramente, habrán experimentado alguna vez la tediosa tarea de revisar los estados financieros durante horas, haciendo trabajo manual, para comparar el rendimiento de un período y el de años anteriores. Especialmente cuando se trata de compilar estados financieros de 5 o 7 años, el proceso de cotejar y mapear cada cuenta contable puede consumir mucho tiempo y energía.
Hoy, me gustaría presentarles una forma de análisis contable con IA que puede reducir significativamente este trabajo repetitivo. Se trata de un automatización de tareas basada en el uso de Gemini (Gemini) de Google. He resumido el contenido basándome en una demostración en vivo realizada por un contador público y es tan útil que puede aplicarse de inmediato en la práctica, así que espero que lo sigan hasta el final.
Tabla de contenidos
1. Análisis contable con IA: ¿Todavía lo haces manualmente?
2. Gemini Termina la recopilación de estados financieros en 5 minutos en la práctica
3. Consejos prácticos para contadores públicos: La clave de la automatización de tareas con IA, cómo escribir indicaciones (prompts)
4. Preguntas y respuestas para profesionales
1. Análisis contable con IA: ¿Todavía lo haces manualmente?
Excel sigue siendo nuestra herramienta más poderosa, pero ahora es el momento de maximizar la eficiencia del trabajo mediante el uso complementario de la tecnología de análisis contable con IA. Puede sentir claramente la diferencia entre el trabajo manual y el método que utiliza la IA en la siguiente tabla.
División
Método existente (trabajo manual en Excel)
Análisis contable con IA (uso de Gemini)
Tiempo requerido
Al menos varias horas, más de un día si los estados financieros son complejos
Promedio de 5 minutos o menos
Proceso de trabajo
1. Abrir informes de auditoría para cada año
2. Repetir copiar/pegar de cuentas contables
3. Unificar y mapear nombres de cuentas
4. Verificar y corregir datos faltantes
1. Copiar todos los datos
2. Pegar con las instrucciones en Gemini
3. Verificar los resultados y convertirlos a Excel
Precisión
Posibilidad de errores humanos como errores de copiar/pegar, errores de mapeo, etc.
La IA reconoce y mapea automáticamente los nombres de las cuentas. (Sin embargo, la revisión final por parte del usuario es obligatoria)
Fatiga
Alta (disminución de la concentración debido a la repetición simple)
Muy baja
En el video de demostración real, se utilizaron los estados financieros consolidados de 'Korea East-West Power', que se sabe que tienen cuentas contables complejas, pero se pudo ver que Gemini organizó los datos de manera ordenada. Esto demuestra que se trata de una función poderosa que va más allá del nivel de automatización de tareas y puede cambiar nuestro paradigma de trabajo.
2. Recopilación de estados financieros en 5 minutos con Gemini en la práctica
Ahora, les guiaré paso a paso a través de los pasos prácticos para usar Gemini para la recopilación de estados financieros
1. Copiar datos originales
- Abra el informe de auditoría de la empresa que desea analizar desde un sitio de divulgación como DART.
- Arrastre el mouse y copie (Ctrl+C) todo el área de la hoja de balance o estado de resultados que necesita ser compilada.
- En este momento, está bien si el formato de la tabla se rompe o si el texto se copia en una sola línea. No hay problema para que Geminireconozca el contenido.
1. Ingresar comandos y pegar datos en Gemini - Es importante ejecutar Gemini e ingresar instrucciones claras (prompts) como se muestra a continuación.
A continuación se muestra el estado consolidado de situación financiera de la empresa OOO para 2024, 2023, 2022 y 2021.
Por favor, muestre el total completo en lugar de resumir o mostrar el valor neto.
Por favor, compile estos datos y cree un estado comparativo de situación financiera de 4 años en forma de tabla.
1. Estado de situación financiera 2024, 2023
2. Estado de situación financiera 2022, 2021
3. Verificar los resultados y convertir a un archivo de Excel
- En breve, Gemini organizará limpiamente los estados financieros de varios años en una sola tabla como solicitó.
- Puede usar la función 'Exportar a Hojas de cálculo' en la parte inferior de los resultados para convertirlos a Hojas de cálculo de Google y luego descargarlos como un archivo de Excel para usarlos.
Todo este proceso tarda solo unos 5 minutos. Puede usar el tiempo ahorrado a través de la verdadera automatización de tareas para tareas de análisis más valiosas.
3. Consejos prácticos para contadores públicos: La clave de la automatización de tareas con IA, cómo escribir indicaciones
La parte más importante en el proceso anterior es ingresar comandos precisos a Gemini. En particular, la frase clave que determina el éxito del análisis contable con IA es la siguiente:
"Por favor, muestre el total completo en lugar de resumir o mostrar el valor neto."
Si no incluye esta frase, la IA puede mostrar resultados resumidos en cuentas de nivel superior como 'Activos corrientes' o 'Pasivos no corrientes'. Sin embargo, los contadores públicos y profesionales necesitamos que cada una de las cuentas detalladas de nivel inferior.
A través de este comando, puede inducir a la IA a reconocer y mapear con precisión todas las cuentas detalladas sin omisiones, lo cual es clave para la recopilación de estados financieros exitosa.
4. Preguntas y respuestas para profesionales
P. ¿Es posible también para el estado de resultados o el estado de flujo de efectivo, además del estado de situación financiera?
R. Sí, por supuesto. Puede aplicar el mismo método a todos los estados financieros que necesitan comparación, como el estado de situación financiera, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, para realizar un análisis eficiente.
P. ¿Quién es responsable en caso de errores en los datos generados por la IA?
R. Esta es una pregunta muy importante. La IA es una poderosa 'herramienta de asistencia' para ayudar con el trabajo, y la responsabilidad final de verificar los resultados generados recae completamente en el usuario. Por lo tanto, los resultados generados por Gemini deben compararse con los datos de divulgación originales para verificar los números. Tenga siempre esto en cuenta y utilícelo.
Conclusión y sugerencias
El desarrollo de la tecnología de análisis contable con IA es una oportunidad, no una crisis, para nosotros. Utilizar herramientas como Gemini (Gemini) para automatizar tareas repetitivas como la recopilación de estados financieros e invertir el tiempo ahorrado en análisis y formulación de estrategias de nivel superior será una ventaja competitiva en el futuro.
¿Por qué no prueba a probarlo usted mismo hoy mismo con datos de divulgación de empresas que se manejan con frecuencia en la práctica? Con una inversión de solo 5 minutos, puede experimentar el poder de la automatización de tareas y mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo.
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